Контрольно-счетная палата Ординского муниципального округа
  РАСПОРЯЖЕНИЕ
10.01.2020 г.	  №10
Об утверждении Инструкции по 
Делопроизводству в Контрольно-счетной 
палате Ординского муниципального 
округа

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Росархива от 23.12.2009 №76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»: 

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Контрольно – счетной палате Ординского муниципального округа.
2.	Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

Председатель:                                                                              Л.Н.Трясцина
                                        
С распоряжением ознакомлена:

                                                                                                                
 Приложение  к  распоряжению 
                                                                                                     Контрольно- счетной палаты   Ординского
                                                                                                      муниципального округа от  10.01.2020 №10

Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счетной палате Ординского муниципального округа

1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Контрольно – счетной палаты Ординского муниципального (далее – КСП ОМО) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности. 
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана на основании следующих законодательных и нормативных правовых актов: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76. 
1.3 Положения Инструкции распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов) должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. 
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемые председателем КСП.
1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения председателя КСП.
1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет консультант КСП.
1.7. Работники КСП несут дисциплинарную и иную установленную законодательством РФ ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.8. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на работников КСП Об утрате документов немедленно сообщают председателю КСП. 1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения работники обязаны передать все находящиеся у них документы консультанту КСП.
1.10. Выполнение положений данной Инструкции обязательны для каждого работника КСП.
2. Создание документов
2.1. Виды документов и общие требования к созданию документа.
2.1.1. Документы создаются на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. В деятельности КСП создаются следующие виды организационно-распорядительных документов: а) локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции); б) распорядительные документы (приказы); в) планы, отчеты, заключения; г) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.); д) письма; ж) доверенности; з) контракты, соглашения. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности организации могут создаваться и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.). 
2.1.2. При создании документа на двух или более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. 
2.1.3. Для реквизитов документа устанавливаются следующие гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman N13, 14 Arial N12, 13 При составлении таблиц допускается использование меньших шрифтов. 
2.1.4. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочный интервал. Интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
2.2. При подготовке и оформлении документов в КСП следующие реквизиты: 
01 – герб муниципального образования; 05 - наименование организации; 08 - справочные данные об организации; 9 - наименование вида документа; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 – место составления (издания) документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 22 - подпись; 25 - отметка об исполнителе; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка о поступлении документа; 28 – резолюция. 
2.3. Бланки документов. 
2.3.1. В КСП используются следующие виды бланков документов: бланк приказа; общий бланк; бланк письма, банк постановления на проверку, бланк распоряжения. Используются бланки документов на русском языке. Общий бланк используются для изготовления любых видов документов, кроме делового письма и включает следующие реквизиты: 01 – герб муниципального образования, 05 - наименование организации, 10 - дата документа, 11 - регистрационный номер документа, 17 - заголовок к тексту (Приложение 1). Бланк письма включает следующие реквизиты: 01 – герб муниципального образования, 05 - наименование организации, 08 - справочные данные об организации, 10 - дата документа, 11 - регистрационный номер документа, 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, 15 – адресат.  Бланк приказа включает следующие реквизиты: 01 – герб муниципального образования, 05 - наименование организации, 09 - наименование вида документа, 10 - дата документа, 11 - регистрационный номер документа, 17 - заголовок к тексту.
2.3.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее верхнее –20 мм; нижнее – 20 мм; левое – 20 мм; правое – 10 мм. Документы длительных сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 2.3.3. МКУ Управление образования использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и (или) электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
3. Оформление отдельных видов документов
3.1. Приказы. 
3.1.2. Приказы, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы КСП. 
3.1.3. Проекты приказов готовят и вносят следующие работники КСП на основании поручений руководителя, либо в инициативном порядке: инспектор, консультант.
3.1.4. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на работников КСП, перечисленных в п. 3.1.3, которые готовят и вносят проект на утверждение председателю КСП. 
3.1.5. Контроль за правильностью оформления проектов приказов является обязанностью консультанта.
3.1.6. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. 
3.1.7. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются вместе. Нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. 
3.1.8. Проекты приказов печатаются на бланке КСП. Датой приказа является дата его подписания. 3.2. Положение, правила, инструкция. 
3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции КСП. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются председателем КСП; утверждение оформляется путем издания распорядительного документа об их утверждении. 
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. 
3.3. Протокол. 
3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. 
3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
3.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
3.4. Письма. 
3.4.1. Письма КСП готовятся: - как ответы о выполнении поручений; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. 
3.4.2. Письмо имеет следующие реквизиты: 01 – герб муниципального образования; 05 - наименование организации; 08 - справочные данные об организации; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 15 - адресат; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 22 - подпись; 24 - печать; 25 - отметка об исполнителе; 27 - отметка о поступлении документа; 28 – резолюция. На бланке указывается полное наименование учреждения, а затем строкой ниже в круглых скобках сокращенное наименование согласно уставу учреждения на русском языке. 
4. Организация документооборота
4.1. Организация документооборота. 
4.1.1. Движение документов в КСП с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 
4.1.2. В документообороте КСП в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. 
4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в КСП, регламентируются инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями работников. 4.2. Организация доставки документов. 
4.2.1. Доставка документов в КСП осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 
4.2.2. По каналам электронной связи поступают сообщения. 
4.3. Прием и первичная обработка поступающих документов. 
4.3.1. Документы, поступающие в КСП, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение председателем и направляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется консультантом КСП, который осуществляет проверку правильности адресовании поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.
4.3.2. Документы, поступившие в КСП в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения. 
4.3.3. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления. 
4.3.4. Документы, адресованные председателю КСП, а также без указания конкретного лица направляются председателю КСП.
4.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения председателем и направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в КСП распределения обязанностей. Рассмотренные председателем документы возвращаются консультанту, регистрируются в журнале регистрации поступающих документов, а затем документ передается на исполнение под роспись. 
4.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов. 
4.5.1. Документы, отправляемые КСП, передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется консультантом. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 
4.5.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются в соответствии с инструкцией по делопроизводству КСП с учетом имеющихся технических и программных средств. 
4.6. Порядок прохождения внутренних документов. 
4.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 
4.6.2. Распорядительные документы (приказы) после подготовки, согласования и подписания передаются консультанту КСП, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. 
4.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. 
4.7.1. Электронные сообщения (письма), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 
4.8. Работа исполнителей с документами. 
4.8.1. Консультант обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 
4.8.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателем КСП, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 4.8.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.8.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 
5. Документальный фонд КСП ОМО.
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел. 
5.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивных органов субъектов Российской Федерации. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 
5.1.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о КСП ОМО, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. 
5.1.4. Номенклатура дел составляется консультантом, подписывается председателем, согласовывается с Экспертной комиссией КСП и архивным отделом администрации Ординского муниципального округа.
5.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в учреждении в качестве рабочего. Третий - в архивном отделе администрации Ординского муниципального округа. Четвертый - в муниципальном архиве, с которым согласовывается номенклатура дел. 
5.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. 
5.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры КСП.
5.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы КСП. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 
5.1.9. Если в течение года в КСП возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 
5.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 
6. Формирование дел.
6.1.  Формирование и оформление дел.
6.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 
6.2.2. Дела формируются в КСП, централизованно. 
6.2.3. Законченные делопроизводством документы в дело передаются исполнителем в 10-дневный срок, консультанту. 
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется консультантом - ответственным за делопроизводство. 
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются вместе с приказами по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 
6.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками КСП, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива. 
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. 
6.2.10. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами простым карандашом, которые проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 
6.2.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.1. Экспертиза ценности документов. 
7.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 
7.1.2. Экспертиза ценности документов в КСП на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. 
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). 
7.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в КСП с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 
7.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 
7.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. 
7.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 
7.1.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 
7.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 7.1.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 
7.1.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются председателем только после утверждения ЭПК соответствующего архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 7.1.12. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего учреждения. 
7.2. Подготовка и передача документов в архив. 
7.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 
7.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 
7.2.3. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
7.2.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: 
1. Пригласительные; 2. Поздравительные письма, телеграммы; 3. Билеты; 4. Планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий; 5. Документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению; 6. Плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; 7. Рекламные документы; 8. Коммерческие предложения; 9. Печатные издания; 10. Унифицированные формы и бланки документов.